O sucesso ou o fracasso de um encontro, um retiro ou um congresso de pastores depende muito do planejamento. Veja no quadro abaixo uma lista de detalhes que precisam ser observados. Antes, porem, lembre-se:
Nossa Visão: Os pastores sentem-se representados, capacitados, valorizados e amparados em ambientes relacionais saudáveis.
Nossa Missão: Ser uma fraternidade solidária prestadora de serviços aos pastores da CBB
Alguns Objetivos relacionados em nossos documentos constitutivos :
- promover a fraternidade e a solidariedade entre os pastores;
- zelar pela dignidade do ministério batista;
- promover encontros, simpósios, conferências, congressos e retiros, visando à confraternização dos pastores, à capacitação do ministério e ao posicionamento da Ordem face aos graves problemas da época;
- manter as igrejas e a denominação informadas sobre os assuntos relacionados com o ministério batista, podendo ajudar nos processos de sucessão pastoral, facilitando a aproximação entre pastores e entre pastores e igrejas;
| Checklist Evento na Seção da OPBB |
| 1.1 Definições : |
| Se o local não for uma igreja, é preciso definir uma igreja como hospedeira para os muitos detalhes, tipo voluntários; |
| Elaborar ações promocionais |
| Definir o programa, horários |
| Definir divisa para o Congresso |
| Escolher títulos para as palestras |
| Definir preço da inscrição, inscricao antecipada, com esposa, com carteira nacional |
| Definir local confortável do Congresso (Estabelecer parceria com evento das esposas de pastores): |
| Ver número possível de estandes, se for caso |
| Definir tema para o Congresso |
| Escolher palestrantes |
| Enviar carta convite aos preletores condicionando o convite à entrega do material escrito até 90 dias ates do evento. |
| Cadastrar o evento no cadastro nacional da OPBB |
| Confeccionar crachá para inscritos, se for caso |
| Formulário em papel para cadastro, se não há Internet no local |
| Ficha de avaliação do Congresso |
| Preparar a pasta, se for caso |
| Verificar se a OPBB tem algum material para ser colocado na pasta |
| Providenciar cópia atualizada da "Apresentação da OPBB" para ser projetada |
| Conseguir Brindes, se possível |
| Providenciar recibos adequados |
| Providenciar máquina fotográfica digital |
| Desenvolver Todas as peças do Projeto de Divulgação |
| Cópia da última edição do Notícias da OPBB |
| 1.2 Ver no local do Congressol |
| Conseguir computadores (com datashow) e computadores ligados à Internet banda larga para inscrição e atualização de cadastro; |
| Conseguir telão |
| Conseguir som para evento |
| Oferecimento água e cafezinho para intervalos |
| Contratar alguém para gravar mensagens e enviar para a OPBB em formato MP3 e Video |
| Definir um grande depósito para material. O material será enviando 10 dias antes. |
| Verificar como agir em casos de emergências |
| 1.3 Definir um coordenador que cuidaria de: |
| Participações musicias especiais (corais/quartetos/solistas); |
| Conseguir regentes, tecladistas; |
| Conseguir teclado e demais equipamentos para música; |
| Selecionar as músicas previamente e preparar letras e partituras. |
| 1.4 Outros Detalhes Importantes |
| Providenciar fichas de inscrição (atualização do Cadastro) |
| Localizar livro de atas e livro de assinaturas |
| Preparar o livro de assinaturas |
| 1.5 Durante o congresso |
| Inscrição sem tumulto: 1) Pagamento/Recibo; 2) Tirar foto de quem está sem foto no cadastro nacional e identificar o arquivo com o nome do pastor; 3) Entrega material. |
| Entregar livro de atas ao secretário da OPBB |
| Confirmar presença dos preletores no evento e o horário de cada um |
| Recolher assinaturas dos presentes em livro próprio |
| Recolher avaliação do Congresso |
| 1.6 Depois do Congresso |
| Tabular avaliação |
| Escrever carta de agradecimento aos patrocinadores e preletores; |
| Digitar fichas e incluir fotos no Cadastro Nacional |
| Revisar este checklist e enviar sugestões para a OPBB |
| Negociar facilidades para o próximo congresso |
| Enviar tabulação da avaliação, reportagem para o site e arguivos MP3 e vídeo com as palestrar para a OPBB |